Эксперт

02.11.2017 •︎ Зелимхан Мунаев о том, для чего нужны межведомственные конференции

Тысячи современных компаний имеют по несколько офисов в разных городах и зачастую странах. Сотрудники предприятий общаются в основном по почте и телефону: подчас они не знакомы лично, поэтому им не всегда просто найти общий язык. На мой взгляд, для упрощения процесса управления многофилиальной бизнес-структурой важно проводить регулярные межведомственные конференции.

Можно много говорить о том, что продуманный стиль руководства, при котором огромная команда, в частности наша группа компаний QBF, работает как единое целое — это настоящее искусство. Между тем, овладеть им гораздо проще, если представить процесс управления как ряд составляющих. В частности, американские исследователи Майкл Мескон, Майкл Альберт и Франклин Хедоури выделили четыре основных функций менеджмента — планирование, мотивацию, организацию и контроль. Некоторые теоретики и практики менеджмента дополняют данный перечень информированием. Как правило, для реализации перечисленных функций требуется целый комплекс действий: к примеру, руководитель информирует сотрудников с помощью различных писем, приказов и регулярных совещаний, контролирует — отчетами и презентацией результатов перед коллегами, а мотивирует — системой премий и льгот, возможностью обучаться и т. д. Преимущество межведомственных конференций заключается в том, что она успешно объединяет все пять функций менеджмента.

Круглый стол — оптимальный способ информирования сотрудников

Пожалуй, первое, с чем ассоциируется корпоративное совещание — это анализ текущего состояния дел компании, осмысление направления ее развития. Сотрудники собираются для того, чтобы узнать, чего достигли их коллеги и в каком направлении предполагается дальнейшее движение всей организации.

Преимущество информирования, которое возможно только в рамках межведомственной конференции, состоит в том, что единая и максимально полная траектория развития компании транслируется всему коллективу. Не секрет, что на современных предприятиях сотрудники филиалов часто получают из головного офиса лишь директивы. Некоторые специалисты, выполняя поручения руководителей, плохо представляют себе значение своей работы для развития организации как единого целого. Совещание представителей всех филиалов и подразделений компании позволяет успешно решить данную проблему.

Кто-то возразит: проинформировать коллег сегодня можно, допустим, опубликовав развернутый материал на корпоративном сайте. Отмечу: интернет-ресурс не позволяет получить обратную связь так же быстро, как конференция, на которой за каждым докладом следует череда вопросов, возражений, уточнений. Допустим, представители регионального филиала на очной встрече могут подробно объяснить, почему принципы их работы значительно отличаются от норм головного офиса. Общекорпоративное совещание поможет в режиме реального времени прояснить, зачем, например, представители филиалов запрашивают дополнительные документы, чем их не устраивают предоставленные ресурсы, что позволит им успешнее развить структуру компании в их регионе и т. д. В противном случае неизбежны конфликты между представителями различных подразделений по причине недостаточной информированности о работе коллег. К сожалению, коллеги не всегда понимают значимость работы друг друга, и именно личное общение зачастую помогает устранить эту проблему и сплотить коллектив.

Планирование и организация рабочего процесса в условиях конференции

Редкая межведомственная конференция обходится без представления планов по развитию компании. На мой взгляд, план развития крупной организации с разветвленной филиальной сетью не должен спускаться руководителями головного офиса в качестве прямой и безапелляционной директивы без каких-либо пояснений. Важно, чтобы у сотрудников была возможность задать интересующие их вопросы, уточнить то, что им не понятно, прояснить лично для себя причины, по которым было принято то или иное решение.

Особо отмечу, что на межведомственной конференции освещается план развития всех отделов и филиалов. На форумах сотрудники получают достаточно полное представление о том, над чем работают их коллеги из другого подразделения, и при необходимости корректируют собственные цели и задачи. Я не раз становился свидетелем распутывания сложного клубка перекрывающих и дублирующих задач и действий различных подразделений. Очень важно, чтобы различные подразделения и филиалы не дублировали функции друг друга: ведь помимо затраты лишних времени, сил и других ресурсов сотрудники с различными взглядами могут выполнять одни и те же задачи разнонаправленно, зачастую мешая друг другу.

Более того, когда стратегия развития компании готова, необходимо позаботиться об организации производственного процесса, т. е. обеспечения сотрудников всем необходимым для достижения поставленных целей. Только в режиме совещания можно выяснить, чего не хватает конкретному отделу или филиалу для успешной работы, какую поддержку лучше оказать и чем способны помочь представители другого подразделения. Сделать это лучше всего в режиме реального времени и лицом к лицу.

Конференция как средство контроля и мотивации

На любом совещании представители разных департаментов компании отчитываются о проделанной работе. Важно, что на межведомственной конференции менеджеры держат ответ не только перед непосредственными руководителями, но и перед всем коллективом организации. Это всегда более сложная задача, к которой докладчики подходят максимально ответственно. В результате топ-менеджеры получают не сухой отчет, написанный для галочки, а качественно подготовленный анализ реализованных проектов. Кроме того, мысль о выступлении перед всей компанией заставляет специалистов задолго до мероприятия стремиться к более высоким результатам: ведь краснеть за неудачи в случае провала придется не в кабинете начальника, а в присутствии всего коллектива.

Во многих крупных компаниях межведомственная конференция включает в себя официальную часть и ивент-площадку. На мой взгляд, вечернее мероприятие не менее значимо, чем рабочее совещание. Во-первых, праздники позволяют сотрудникам освободиться от рутины, хорошо отдохнуть и развеяться после напряженных будней. Специалисты, чувствующие, что руководители готовы многое сделать для организации их отдыха в случае успеха, обычно более лояльны и работают с большей отдачей, чем те, кто лишен корпоративов. Во-вторых, на неформальных мероприятиях коллеги, работающие в разных филиалах, узнают друг друга лучше в процессе личного общения. Непринужденное общение представителей компании, уже достигших определенных ступеней карьерной лестницы, позволяет объединить коллектив, сгладить противоречия, неизбежные при любом рабочем процессе. Часто разговор заходит об оплате труда, льготах и привилегиях. В данных условиях младшие специалисты видят, что продвижение по служебной лестнице действительно доступно тем, кто готов много работать для развития общего дела, и продвижение это выражено в конкретных финансовых и социальных показателях. На мой взгляд, это мотивирует гораздо лучше, чем тренинги и наставления руководителя.

Итак, межведомственная конференция — мероприятие, способное существенно повысить эффективность работы компании со сложной структурой и множеством филиалов. Корпоративное совещание позволяет реализовать все функции менеджмента — информирование, планирование, организацию, контроль и мотивацию, поэтому я рекомендую проводить данное мероприятие регулярно.

Зелимхан Мунаев — управляющий директор QBF


Эксперт АРХИВ: Эксперт